Hmm….Ở đây chắc ai cũng phải giải quyết một khối lượng lớn công việc mỗi ngày mà đặc biệt là những ai làm các công việc thường gặp trong giới Freelancer như Web Design, Web Development, SEO Specialist, Marketers,….thì việc bị tràn ngập những căng thẳng trong công việc áp đảo đầu óc là điều khó có thể tránh khỏi, mình không ngoại lệ.
Khi gặp bất cứ một kế hoạch hay dự án gì thì điều chúng ta luôn cần nhất đó là đạt được hiệu quả cao nhất mà chiếm ít thời gian nhất, đúng không? Nếu suy nghĩ theo một cách đơn giản thì để đạt được điều đó chúng ta chỉ cần tập trung làm việc, phát huy tối đa tiềm lực cá nhân. Nhưng vấn đề có lẽ không chỉ đơn giản như thế, vì nếu là một Freelancer hay người làm việc thường xuyên trên máy tính thì để tập trung vào công việc cũng là cả một vấn đề, mà đúng hơn là luôn bị tác động những tác nhân có độ “nhiễu” cao như đọc tin tức, lướt Facebook, đọc mail, chém gió, chơi game, xem sếch,..blah..blah….
Chia sẻ về cá nhân của mình thì mình cũng đã và đang như thế, nhất là khi lượng comment trên Thach Pham Blog mỗi ngày một nhiều thì đôi khi vừa đi học về, mở máy lên là bị đắm chìm trong đống comment của độc giả, lượng email gửi đến mà có khi trả lời xong cũng mất khoảng vài giờ, lúc đó coi như “sinh lực” của mình cũng đã hết, không còn tâm trí làm việc gì khác ngoài việc leo lên giường làm một giấc cho thư thái đầu óc, thế là hết ngày, công việc cứ thế mà trễ nãi chồng chất lên nhau, uy tín giảm sút, chất lượng sản phẩm kém, ôi trời biết bao nhiêu phiền toái xảy ra.
Vì vậy để như một bài thư giãn cho chính bản thân, tìm cách hiệu quả để giải quyết vấn đề này cũng như chia sẻ cho những ai đang gặp tình trạng tương tự, mình xin giới thiệu cho mọi người 12 mẹo nhỏ mà bạn nên làm để có quãng thời gian làm việc hiệu quả hơn nhưng tiết kiệm thời gian ít nhất. Đa phần những mẹo này có yêu cầu bạn sử dụng một vài phần mềm, công cụ nhưng mình nghĩ nó rất cần thiết nếu bạn là một người gõ phím kiếm cơm.
1. Tập trung cao hơn với Stayfocusd
Lý do mà khiến chúng ta thường hay trễ nãi công việc đó là giai đoạn làm việc không thật sự nghiêm túc. Thế éo nào mà phân chia màn hình ra 2 phần rất bốc lửa, một bên là mở IDE để coding, một bên là…..Facebook, thế là mới có chuyện bi hài xảy ra như việc vừa gõ code, vừa xem ảnh hot girl trên Facebook, và thế là hiệu quả công việc giảm sút hẳn. Bản thân cũng biết như thế là không tốt nhưng thói quen khó bỏ mà, quen tay quen chân thế mà mở lên.
Ok, bây giờ ta làm theo kiểu “tự nguyện” không hiệu quả thì bạn nên chuyển sang kiểu “cưỡng chế”. Nghĩa là chặn trình duyệt truy cập một số trang có khả năng làm đầu óc bạn bị phân tán. Google Chrome có một extensions làm khá tốt việc này đó là Stayfocusd, bạn có thể dùng ứng dụng này để chặn các trang web mà bạn muốn trong khoảng thời gian nhất định hoặc cho phép bạn sử dụng tối đa bao nhiêu thời gian mỗi ngày trên website đó.
2. Lưu lại các liên kết bổ ích bằng Pocket
Khi bạn có quãng thời gian quý báu tìm thông tin trên mạng và vô tình thấy được những bài viết hay trang web rất hay mà bạn muốn nghiên cứu nó khi có thời gian rỗi. Thường thì chúng ta sẽ sử dụng tính năng Bookmark cho trình duyệt luôn nhưng bookmark của trình duyệt lại có nhược điểm là khó quản lý, nhiều khi chúng ta bookmark lại nhưng không có cơ hội xem qua. Bạn thử dùng Pocket xem, đây là một ứng dụng miễn phí rất có ích giúp bạn lưu lại các liên kết quan trọng mà bạn muốn ghi nhớ để sau này có thời gian mò vào xem lại. Ưu điểm của ứng dụng này là hỗ trợ extensions cho trình duyệt giúp bạn lưu liên kết lại dễ dàng, quản lý bằng tag, sắp xếp các liên kết theo nhiều kiểu khác nhau và đặc biệt là hỗ trợ đồng bộ hóa với các thiết bị di động như Tablet, SmartPhone giúp bạn ghi nhớ các liên kết quan trọng tốt hơn.
3. Quản lý tài khoản đăng nhập với LastPass hoặc StickyPassword
Đã là một người làm việc trên máy tính thì việc thường xuyên đăng nhập vào các website hầu như đều được thực hiện hàng chục, hàng trăm lần mỗi ngày. Và con số tài khoản bạn quản lý không chỉ vài cái mà khoảng vài chục, thậm chí là hàng trăm tài khoản khác nhau ở nhiều website khác nhau. Vì vậy để nhớ các tài khoản ở đó cũng là một vấn đề khá nhức nách. Nếu bạn đặt mật khẩu, tài khoản ở tất cả các website đó đều giống nhau thì mọi chuyện có vẻ đơn giản hơn nhiều, nhưng làm như thế có nghĩa là bạn đang bỏ trứng vào một giỏ, một khi một tài khoản bị lộ thì khả năng bạn bị dọn sạch “tài sản” ở trên các tài khoản khác đều có thể xảy ra. Hơn nữa việc nhập mật khẩu bằng tay cũng rất nguy hiểm vì nếu máy có dính spyware thì nó sẽ ghi lại được những gì bạn gõ vào. Vì vậy để tránh các phiền toái này bạn nên dùng các phần mềm quản lý mật khẩu có chức năng tự lưu mật khẩu, tự đăng nhập mà điển hình là có 2 phần mềm rất tốt làm việc này:
- LastPass (Miễn phí)
- StickyPassword (Trả Phí)
Mình đang dùng StickyPassword và thấy nó trở nên rất quan trọng đối với mình. Tuy nhiên đừng bao giờ quên lưu lại các thông tin tài khoản vào một file excel và cất nó ở một nơi thật an toàn nhé, tốt nhất là copy ra 1 USB, đóng gói ni-lông thật kỹ vào, sau đó bỏ tiếp vào hộp giấy nhỏ dán băng keo lại, rồi đào một cái lỗ chôn nó xuống ở nơi bạn có thể nhớ được. Đùa đấy. :sogood:
4.Hẹn giờ cho từng công việc với Timer
Việc quản lý thời gian và tận dụng thời gian quý báu rất quan trọng trong mọi vấn đề, từ học hành thi cử đến môi trường làm việc. Bằng cách sử dụng thời gian hiệu quả, không lãng phí thời gian bạn có thể có một kế hoạch làm việc mỗi ngày khoa học hơn. Mình thường áp dụng cách này để thiết lập thời gian trả lời email, đọc báo hay chơi game và ứng dụng mình dùng đó là Timer – một extensions cho Google Chrome.
5. Học cách sử dụng Excel thành thạo
Excel là một phần mềm chúng ta thường được biết là nó đặc biệt dành cho các nhân viên kế toán, kiểm toán. Nếu bạn còn nhớ thì thường khi đi học tin học thì ở những cấp độ cơ bản đầu tiên là chúng ta sẽ học về cách sử dụng phần mềm này, và mình cũng biết luôn là đa phần những người đi theo tin học chuyên nghành nâng cao như lập trình hay thiết kế thì thường bỏ qua kỹ năng sử dụng Excel. Nhưng như thế không có nghĩa là nó vô dụng, nếu bạn thường xuyên làm việc với các dữ liệu khổng lồ mà cần quản lý hay sắp xếp chúng thì hãy dùng Excel, chẳng hạn như nếu bạn làm SEO thì có thể dùng Excel trong việc kiểm kê các liên kết mà chúng ta đang phân tích rồi gắn dữ liệu vào từng cột cho nó để dễ dàng quản lý sau này.
Nói chung là nếu có thể thì bạn hãy làm quen và tập cách sử dụng Excel thường xuyên, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này trong mọi công việc đấy.
6. Nghe nhạc nhẹ trong lúc làm việc
Có rất nhiều ý kiến cho rằng khi làm việc bạn cần yên tĩnh để bạn có thể tập trung vào công việc. Nhưng có một loại nhạc không làm bạn bị sao nhãng công việc vì có âm hưởng nhẹ nhàng, kích thích não bộ làm việc linh hoạt hơn đó là các thể loại nhạc như nhạc cổ điển (Baroque Classical), New Age, Relaxation. Mình trước kia đã thử và riết nó cũng thành một thói quen luôn, miễn là đừng có nghe những loại nhạc dễ dàng làm chúng ta suy nghĩ hay chú ý đến nó như Pop, Rock hay Techno gì nhé.
Xem thêm: The Best Sounds for Getting Work Done
7. Tạo ra “thời gian chết”
Thời gian chết nghĩa là quãng thời gian dư thừa mỗi ngày của bạn mà bạn có thể sử dụng nó để làm các công việc khác không liên quan đến công việc mà chúng ta đang làm trên máy tính, chẳng hạn như tập thể dục, đọc sách, học ngôn ngữ, làm bài tập, tán gẫu,….đại loại là các hình thức giải trí ở xa máy tính.
Thời gian chết này rất quan trọng nếu như công việc của bạn đòi hỏi sự sáng tạo liên tục vì ở quãng thời gian đó bạn có thể thư giãn, làm mọi việc mình thích để giải tỏa căng thẳng trong lúc làm việc, biết đâu trong quãng thời gian ấy bạn lại có thêm các ý tưởng mới tốt hơn để sau đó bạn bắt đầu công việc thuận lợi hơn rất nhiều. Bản thân mình dù mỗi ngày có rất nhiều việc phải làm nhưng quan trọng nhất là phải có một lượng thời gian chết để “tự hồi phục” đầu óc của mình, mình thường làm bài tập hoặc xem phim tài liệu trong quãng thời gian này, rảnh xíu nữa thì tập gym.
8. Giảm thiểu tối đa thời gian kiểm tra mail
Email luôn là một phương tiện hỗ trợ làm việc cực kỳ quan trọng của chúng ta, đặc biệt là những ai có blog hay website riêng thì hộp mail luôn đầy ắp những câu hỏi của độc giả gửi đến mà bạn cần phải trả lời cho bằng hết. Nhưng khổ nỗi việc kiểm tra mail hay đọc mail luôn tốn rất nhiều thời gian của chúng ta mà cũng là một thói quen khó từ bỏ nhất, việc liên tục đi ra đi vào hộp mail mặc dù biết là trong đó chẳng có gì mới sẽ làm bạn tiêu tốn một lượng thời gian khổng lồ mỗi ngày mà đúng ra chúng ta nên dành quãng thời gian đó để làm các việc quan trọng hơn.
Vì vậy cách tốt nhất là hãy bỏ thói quen kiểm tra mail thường xuyên, chỉ nên kiểm tra mail 1 hoặc 2 ngày mỗi lần và tốt nhất là hãy kiểm tra sau giờ làm việc vì đối với nhiều người, mỗi lần mở mail là biết bao nhiêu vấn đề ập tới làm chúng ta suy nghĩ rất nhiều, chẳng hạn như email thông báo PayPal vừa nhận được $1000 của ai đó chẳng hạn.
9. Áp dụng kỹ thuật Pomodoro để quản lý thời gian
Đây là một kỹ thuật khá hiệu quả để quản lý thời gian được gọi chung là Pomodoro Technique, bạn có thể tham khảo về kỹ thuật này tại bài viết
Năm mới bàn về bí quyết làm việc hiệu quả của bạn Danny Nguyen. Tuy nhiên đừng nên áp dụng hết cái “To-do-List” của bạn ấy nhé vì mình thấy To-do-list như vậy hơi phản khoa học, bằng chứng là cả ngày chỉ cắm mắt vào màn hình, ngồi thủ dâm trong nhà mà thiếu một việc quan trọng là đi ra ngoài giao tiếp, tán gẫu. :shot:
10. Hãy đi ra ngoài
Ở trên mình có nhắc đến việc tạo một quãng thời gian chết, vậy chúng ta nên sử dụng thời gian chết này như thế nào? Lời khuyên của mình là nếu bạn không bị vướng bận các việc khác quan trọng hơn như làm bài tập chẳng hạn, thì nên dùng thời gian này để đi ra ngoài hít thở khí trời một phát. Bạn có thể đi dạo, chạy bộ, tập thể dục, tán gái, uống trà đá vỉa hè ngắm xe chạy, bất cứ thứ gì miễn là không có sự can thiệp của máy tính vào. Lợi ích là môi trường bên ngoài không những giúp bạn giữ sức khỏe tốt hơn mà còn giúp bạn nâng cao các kỹ năng sống cần thiết như kỹ năng giao tiếp chẳng hạn, thậm chí là kỹ năng sinh tồn: Lạng lách trên đường phố Việt Nam đã giúp bạn rèn luyện rất nhiều kỹ năng sinh tồn rồi. :mafia:
Nếu có thư viện nào gần đó thì nên ghé qua.
11. Ngủ đủ giấc – a Final tip
Một cái tật khó bỏ của những người làm việc nhiều trên máy tính đó là thức khuya, dậy trễ. Những công việc này thường đòi hỏi chúng ta vận dụng rất nhiều chất xám và năng lượng từ não bộ chúng ta, mà thức khuya thì lại rất có hại đến trung tâm hệ thần kinh mà đặc biệt là chứng lãng trí, mau quên. Hiện tại mình đang gặp vấn đề về đầu óc cũng là do thức khuya quá nhiều và mình cũng đang cố gắng khắc phục nó, bạn có thể thấy mình già đi khá nhiều so với cái tuổi 21. Là do thức đêm đó. :sosad:
Hãy tập ngủ sớm lại đi rồi dậy sớm để giải quyết công việc, vừa tốt cho sức khỏe mà vừa có lợi cho công việc vì quãng thời gian vừa thức dậy là não bộ hoạt động tốt nhất.
12. Theo dõi các bài viết trên LifeHacker
Nếu là tín đồ công nghệ thì chắc hẳn bạn cũng quá quen thuộc với website này, nhưng nếu bạn là người ít quan tâm đến nó thì đây là một số lý do bạn nên dành ra 10 phút mỗi ngày để đọc các bài viết trên đây:
- Học cách ứng dụng phần mềm, apps vào cuộc sống và công việc.
- Nâng cao kiến thức về kỹ năng làm việc trên máy tính.
- Học cách sống một cuộc sống công nghệ đầy khoa học.
- Bổ sung các kiến thức quý báu về công nghệ.
Lời kết
Đó là những gì mình muốn thu gọn và đúc kết lại trong bài này và đó cũng là những gì mình đang áp dụng mỗi ngày để làm mọi công việc hiệu quả hơn. Thực chất bài viết này mình viết ra chỉ dành mục đích giải trí, quên đi những căng thẳng trong công việc mà thôi nên nếu bạn có thấy nó hơi nhàm nhàm nhảm nhảm thì bỏ qua cho mình nhé. Vậy là mình vừa tiêu xong quãng thời gian chết của mình rồi đấy, và bây giờ là mình sẽ tiến hành làm việc thêm 120 phút nữa rồi đi ra ngoài tán gái. Bye tất cả! :* :surrender: