Thực ra mình cũng ít khi viết bài về các chủ đề “ngoại đạo” so với nội dung chính trên blog của mình nhưng nhận thấy có nhiều người hỏi và quan tâm nên mình cũng xin chia sẻ một chút về một kỹ năng mềm mà trong cuộc sống, dù bất cứ nghề nghiệp hay hoàn cảnh nào chúng ta cần có thể áp dụng nếu muốn quá trình làm việc mình có hiệu quả – đó là kỹ năng Quản lý thời gian và công việc, hay chúng ta nên gọi nó bằng một cái tên khác mỹ miều hơn đó là Học cách làm việc có khoa học.

Trước khi đi vào phần chính của bài thì mình cũng xin phép chia sẻ cho mọi người biết một chút về bí mật làm việc hiệu quả và có khoa học của người Thụy Điển – Scandinavian, nơi mà mình hiện tại đang sinh sống và học tập.

Trước khi mình qua đây thì mình cũng đã tìm hiểu về rất nhiều tài liệu về văn hóa sinh hoạt của người bản xứ bên đây để khỏi phải bỡ ngỡ khi hòa nhập với họ, trong số các thông tin mình tiếp thu được thì có một thói quen sinh hoạt của người Thụy Điển mà mình ban đầu khá xem thường đó là thói quen ghi chú công việc, sắp xếp thời gian thực hiện công việc. Mãi đến khi mình qua đến đây, nhìn họ làm việc, cách họ tổ chức công việc dù bất cứ hoàn cảnh nào thì mình mới thật sự bị thuyết phục của kỹ năng sắp xếp thời gian hiệu quả.

Người Thụy Điển luôn có một thói quen bất di bất dịch đó là viết những công việc cần làm dù là nhỏ nhất lên một tờ giấy nhỏ hoặc tấm bảng nhỏ rồi ghim nó vào những vị trí dễ thấy như tủ lạnh, bàn ăn và thậm chí là nơi mà họ làm các công việc vệ sinh cá nhân mỗi ngày. Mỗi khi có một việc quan trọng như hội họp, hẹn hò, công tác,…thì họ sẽ chọn một giải pháp khác đó là phân bổ thời gian cho các công việc đó. Không cần quá rườm rà, một quyển sổ nhỏ, kẻ khung từ thứ hai đến chủ nhật và ghi lại các việc sắp tới cần làm vào ngày thích hợp, như kiểu đặt giờ trước ấy là đủ.

Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng nó cực kỳ hữu dụng, nếu không thì họ không cần phải bỏ công sức dạy những đứa trẻ từ lớp một cách ghi chú công việc và phân thời gian như thế. Mình cũng đã làm theo thử và trong một tuần đầu tiên thì mình nhận ra được những ưu điểm tuyệt vời từ việc phân bổ thời gian hợp lý như sau:

• Luôn luôn nhớ mọi việc cần làm, dù là nhỏ nhất.
• Tạo thói quen sắp xếp công việc khoa học để làm việc có khoa học.
• Nhận ra lượng thời gian tiêu thụ cho từng công việc.
• Dễ dàng hoàn thành khối lượng lớn công việc mà không cần tốn nhiều thời gian suy nghĩ vì đến giờ là mình chỉ cần tập trung vào làm thôi chứ không còn nghĩ đến những việc khác cho đỡ mất thời gian.

Ngoài ra, còn một lợi ích rất lớn khác mà mình nhận được khi tập sắp xếp công việc trước khi làm đó là nó tạo cho mình thói quen cẩn thận, chi tiết và điều tiết khối lượng công việc dù bất cứ trong hoàn cảnh nào vì khi có công việc hay dự định, ý tưởng gì mới thì mình đều ghi chép lại mặc dù không cần ghi chép rườm rà.

Tuy nhiên, ở thời buổi công nghệ hiện đại như bây giờ thì đôi khi việc cầm bút và những mẫu giấy đôi khi không được ưa chuộng lắm dù mình biết là đó là một thói quen tốt, nhưng đôi khi mình cũng………lười nên mình tận dụng hết những công nghệ có được để đáp ứng nhu cầu cho mình mà mình cảm thấy tiện lợi cho mình nhất, hơn là việc mỗi khi cần thì phải tìm lại quyển sổ, mẫu giấy mình đã ghi chép.

Một số ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian tốt nhất

Mặc dù nói về ứng dụng/phần mềm quản lý thời gian hay công việc thì không hề thiếu, nhưng ở đây mình sẽ chỉ đề cập đến một số ứng dụng mình đã và đang dùng mà mình quả quyết với các bạn rằng nó giúp mình tiết kiệm ít nhất 40% thời gian thực hiện mỗi công việc và giúp mình phân bổ thời gian hợp lý hơn.

1. Ghi nhớ mọi thứ với Evernote

Cái tên Evernote chắc cũng không xa lạ gì với mọi người nữa nhỉ, ứng dụng này được mình sử dụng nhiều nhất vì nó luôn hữu dụng trong mọi hoàn cảnh nào, từ làm việc, học tập cho đến cuộc sống thường nhật. Tính năng của nó thì cũng không có gì quá khó hiểu, nó là một ứng dụng cho phép bạn ghi nhớ lại tất cả những gì mà bạn cho là quan trọng và lưu lại vào tài khoản Evernote của riêng mình rồi và bạn có thể xem nó trực tiếp trên web/ứng dụng cho Windows/Mac và kể cả trên điện thoại di động sử dụng hệ điều hành Android hay iOS.

Đúng như với khẩu hiệu “Ghi chú mọi thứ thật dễ dàng” của Evernote, nó có thể giúp bạn có thể ghi chú bất cứ cái gì, ở đâu miễn là ít nhất bạn có một máy tính kết nối internet hoặc một smartphone.

Ở máy tính, nó hỗ trợ extensions Evernote cho Google Chrome giúp bạn có thể lưu lại bất kỳ thông tin nào trên website mà bạn cho là quan trọng cần lưu giữ lại như link một bài viết hay, ảnh màn hình, một ebook dạng PDF hay đơn giản chỉ là một mẫu ghi chú trên website chỉ với một cú click chuột.

Và khi nào cần xem lại để tham
khảo hay học tập thì cứ đăng nhập vào tài khoản cá nhân trên Evernote.com hoặc sử dụng ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại di động. Rất tiện lợi.

Dĩ nhiên là không chỉ có thể lưu lại các thông tin trên website, bạn vẫn có thể tự viết ghi chú thông qua ứng dụng web của Evernote hoặc ứng dụng trên máy. Cái này rất thích hợp để dành ghi chú bài học, một thông tin quan trọng ngắn ngủi hay lên kế hoạch cho việc làm sắp tới vì nó có kèm theo tính năng Reminder để bạn đặt giờ thông báo cho từng ghi chú.

2. Google Calendar

Nếu như mình dùng Evernote để ghi chép lại những thông tin quan trọng nhất thời để xem lại ngay sau đó thì Google Calendar được mình áp dụng để ghi chú các việc làm quan trọng mà mình phải làm trong tương lai gần. Đây là một ứng dụng miễn phí khá hữu dụng mình rất thích vì nó có tính năng nhắc nhở qua SMS, qua mail, đồng thời tích hợp nhiều dịch vụ của Google vào rất tốt để có thể vừa dùng vào việc cá nhân, vừa thích hợp làm việc theo nhóm rất hiệu quả.

3. Lên lịch làm việc nhanh chóng với RememberMilk

Đây là ứng dụng giúp bạn lưu lại các công việc cần làm trong ngày hoặc mỗi ngày để bạn có thể quản lý các lịch làm việc sắp tới. Điều này rất có lợi vì việc lên lịch làm việc trước sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian làm việc sau này.

4. Quản lý dự án với Trello